Ewidencja czasu pracy w małej firmie: co zapisywać i jak to prowadzić

Ewidencja czasu pracy to zapis tego, ile i kiedy pracowała każda osoba w firmie. Dla właściciela małej firmy to przede wszystkim podstawa do policzenia wypłaty, ale też dokument, o który może zapytać pracownik, księgowa albo inspekcja pracy. W tym artykule wyjaśniamy w prostych słowach, co warto w niej zapisywać i jak ją prowadzić, żeby nie zajmowała więcej czasu niż sama praca.

Ten tekst ma charakter poradnikowy i nie zastępuje porady prawnej. Szczegóły zależą od rodzaju umowy, systemu czasu pracy i branży, dlatego w konkretnych sprawach warto zapytać księgową, biuro rachunkowe lub prawnika.

Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z Kodeksu pracy i dotyczy każdego pracodawcy, który zatrudnia pracowników na umowę o pracę, niezależnie od wielkości firmy. Nawet przy jednym pracowniku ewidencja jest potrzebna, bo służy do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń.

Przy umowach zlecenia sytuacja wygląda inaczej. Kodeksowa ewidencja czasu pracy ich nie dotyczy, ale zleceniobiorcy przysługuje minimalna stawka godzinowa (w 2026 roku 31,40 zł brutto). Dlatego w umowie trzeba ustalić sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, a te potwierdzenia przechowywać. W praktyce oznacza to, że godziny zleceniobiorców też trzeba zapisywać.

Co powinna zawierać ewidencja

Dla pracowników na umowie o pracę ewidencja obejmuje w szczególności:

• liczbę przepracowanych godzin w każdym dniu,
• pracę w niedziele i święta, w porze nocnej oraz w godzinach nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z zaznaczeniem, z jakiego tytułu przysługiwały,
• urlopy, zwolnienia lekarskie i inne nieobecności, z ich rodzajem,
• dyżury, jeśli występują.

Dokładny zakres określają przepisy o dokumentacji pracowniczej. Z punktu widzenia małej firmy najważniejsze jest, żeby z ewidencji dało się odczytać, ile godzin w danym dniu przepracowała dana osoba i czy były to godziny „zwykłe”, czy wymagające dodatku.

Warto zapisywać więcej, niż wymagają przepisy

Sama suma godzin dziennie wystarczy do ewidencji, ale w praktyce przydaje się też godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz krótka notatka, np. adres zlecenia. Dzięki temu łatwiej wyjaśnić wątpliwości („skąd 10 godzin we wtorek?”) i rozliczyć pracę z klientem.

Jak długo przechowywać ewidencję

Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku dokumentację przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym zakończyła się współpraca. Dokumenty potwierdzające liczbę godzin przy umowach zlecenia przechowuje się krócej, ale też przez kilka lat. Jeśli prowadzisz ewidencję w arkuszu lub aplikacji, upewnij się, że dane nie znikną po zmianie narzędzia, i co miesiąc zapisuj zestawienie w PDF albo Excelu.

Trzy sposoby prowadzenia ewidencji

Jak wdrożyć ewidencję w małej firmie w jeden tydzień

1. Spisz zasady. Od kiedy liczy się praca, jak zaokrąglasz czas, jak rozliczasz przerwy i dojazdy.
2. Wybierz jedno miejsce na godziny. Nie kartka i SMS, i arkusz. Jedno źródło.
3. Ustal termin wpisu. Najlepiej ten sam dzień. Wpisy z pamięci po tygodniu są niedokładne.
4. Sprawdzaj wpisy co kilka dni. Błędy wyłapane od razu łatwo poprawić.
5. Co miesiąc zamykaj okres. Zapisz zestawienie, przekaż je księgowej i zachowaj kopię.

Ewidencja w Stafflog

Stafflog jest zrobiony z myślą o małych firmach, które rozliczają ludzi za godziny. Pracownik wpisuje w telefonie start i koniec pracy oraz notatkę, a Ty widzisz godziny i dni pracy każdej osoby w podsumowaniu miesięcznym i rocznym. Każda zmiana trafia do historii, a miesięczne zestawienie wyeksportujesz do PDF lub Excela, np. dla księgowej. Pracownik widzi tylko swoje godziny. Zobacz, jak wygląda ewidencja godzin w Twojej branży.

Stafflog pomaga zapisywać godziny i liczyć wynagrodzenia. Nie zastępuje programu kadrowo-płacowego: urlopy, zwolnienia czy dodatki za nadgodziny nadal rozlicza księgowa lub biuro rachunkowe.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak z ewidencji przejść do wypłaty, przeczytaj Jak obliczyć wynagrodzenie godzinowe pracownika.

Najczęstsze pytania