Excel czy aplikacja do ewidencji godzin pracy? Uczciwe porównanie dla małej firmy

Większość małych firm zaczyna liczyć godziny pracowników w Excelu albo w Arkuszach Google. To rozsądny początek: arkusz może być tani i łatwo go dostosować. Z czasem pojawia się jednak pytanie, czy to wciąż najlepsze rozwiązanie. Poniżej uczciwie porównujemy oba podejścia.

Kiedy Excel wystarczy

• Masz jednego lub dwóch pracowników i widujesz ich codziennie.
• Wszyscy pracują w jednym miejscu i w stałych godzinach.
• Wszyscy mają tę samą stawkę.
• Sam wpisujesz godziny i robisz to codziennie, a nie raz w miesiącu.

W takiej sytuacji prosty arkusz może wystarczyć do rozliczania godzin. Zakres dokumentacji pracowniczej zależy jednak od rodzaju zatrudnienia i okoliczności, dlatego sam rejestr godzin nie zawsze zastępuje pełną ewidencję czasu pracy.

Darmowy wzór ewidencji godzin w Excelu

Zacznij od wzoru karty ewidencji czasu pracy w Excelu. Arkusz uzupełnia daty i dni tygodnia oraz sumuje godziny, także dla pracy przechodzącej przez północ. Sprawdź i uzupełnij dane wymagane w Twojej sytuacji przed przekazaniem ich do kadr. Do szybkiego obliczenia czasu możesz też użyć kalkulatora godzin pracy.

Kiedy arkusz zaczyna kosztować więcej, niż się wydaje

• Pracownicy są w terenie. Godziny przychodzą SMS-em, na kartkach albo telefonicznie i trzeba je przepisywać.
• Jest kilka stawek. Różne osoby i różne rodzaje prac oznaczają coraz bardziej skomplikowane formuły.
• Plik ma kilka wersji. „Godziny_pazdziernik_final2.xlsx” to sygnał, że coś poszło nie tak.
• Nie wiesz, kto co zmienił. Arkusz rzadko pokazuje, czy godziny poprawiono tydzień po fakcie.
• Zamknięcie miesiąca zajmuje wieczór. Albo dłużej.

Porównanie

Policz, ile kosztuje Cię arkusz

Załóżmy, że przepisywanie godzin, sprawdzanie i liczenie wypłat zajmuje Ci 4 godziny miesięcznie. Jeśli Twoja godzina pracy jest warta 100 zł, arkusz kosztuje Cię 400 zł miesięcznie, mimo że plik jest darmowy. Do tego dochodzą błędy: jedna pomyłka w formule albo zapomniany dzień potrafi kosztować więcej niż roczny abonament.

Dla porównania aplikacja do ewidencji godzin pracy Stafflog kosztuje 20 zł netto miesięcznie za całą firmę, bez względu na liczbę pracowników.

Jak przejść z arkusza na aplikację

Zachowaj dotychczasowe pliki jako archiwum i sprawdź kompletność danych przed zamknięciem miesiąca. Stafflog służy do wpisywania i rozliczania godzin, a nie do układania grafików ani obsługi wniosków urlopowych. Zobacz też, jak działa karta czasu pracy online.

1. Wybierz początek miesiąca jako datę startu.
2. Załóż konto firmy i dodaj pracowników ze stawkami.
3. Pokaż zespołowi, jak dodać aplikację do ekranu głównego telefonu i wpisać pierwszy dzień.
4. Przez pierwszy tydzień sprawdzaj wpisy codziennie i przypominaj, że godziny wpisuje się tego samego dnia.
5. Na koniec miesiąca porównaj czas zamknięcia miesiąca z tym, co było w Excelu.

Jeśli prowadzisz firmę sprzątającą, zobacz też jak rozliczać godziny pracowników w firmie sprzątającej.

Najczęstsze pytania