Aplikacja do ewidencji czasu pracy: jak wybrać dla małej firmy

Aplikacji do ewidencji czasu pracy jest dużo: od rozbudowanych systemów kadrowych z czytnikami kart po proste narzędzia w telefonie. Mała firma usługowa nie potrzebuje wszystkiego. Potrzebuje, żeby ludzie naprawdę wpisywali godziny, a wypłaty liczyły się same. Oto, na co patrzeć przy wyborze.

1. Czy pracownicy będą tego używać

To najważniejsze pytanie. Jeśli wpisanie dnia zajmuje dłużej niż minutę albo wymaga logowania na komputerze, ekipa na budowie czy w obiekcie wróci do kartek. Sprawdź, czy:

• godziny da się wpisać w telefonie, także na starszym Androidzie,
• nie trzeba instalować aplikacji ze sklepu,
• aplikacja przypomina o wpisaniu godzin osobom, które zapomniały,
• pracownik widzi swoje godziny i ile zarobił, bo to motywuje do rzetelnych wpisów.

2. Model cenowy: za osobę czy za firmę

Cena za pracownika wygląda niewinnie, ale przy 15 osobach i sezonowych pomocnikach szybko rośnie. Policz koszt dla swojej największej ekipy w roku, nie dla obecnej.

Kwoty miesięczne netto. 15 zł za osobę to przykładowa stawka do porównania.

3. Stawki i wypłaty, nie tylko godziny

Wiele narzędzi tylko zbiera godziny, a wypłaty i tak liczysz w arkuszu. Jeśli płacisz różnie za różne prace albo różnym osobom, sprawdź, czy aplikacja pozwala ustawić stawki za rodzaj pracy i dla konkretnej osoby, i czy pokazuje sumę wypłat na bieżąco.

4. Klienci i obiekty

Firmy sprzątające, budowlane czy ochrona rozliczają się z klientami za godziny. Przyda się możliwość przypisania dnia pracy do klienta i podsumowanie godzin oraz kwot dla każdego z nich. To gotowa podstawa do faktury.

5. Kontrola i eksport

• Zatwierdzanie miesiąca, po którym nikt nie zmieni godzin.
• Powiadomienia o zmianach godzin, z informacją, co zmieniono.
• Eksport do PDF i Excela dla księgowej.
• Zdjęcia z pracy, jeśli klienci pytają o efekty.

6. Czego mała firma zwykle nie potrzebuje

Czytników kart, geolokalizacji co pięć minut i rozbudowanych modułów kadrowych. Kosztują, wymagają wdrożenia i często zniechęcają ludzi. Lepiej zacząć od prostego narzędzia, które ekipa polubi.

Lista kontrolna

1. Wpisanie dnia w telefonie w mniej niż minutę.
2. Przypomnienia dla osób, które nie wpisały godzin.
3. Stawki za rodzaj pracy i dla osoby.
4. Podsumowanie godzin i kwot dla klientów.
5. Zatwierdzanie miesiąca i eksport do PDF i Excela.
6. Cena, która nie rośnie z każdym nowym pracownikiem.
7. Darmowy okres próbny bez podawania karty.

Stafflog spełnia wszystkie punkty z tej listy: kosztuje 20 zł netto miesięcznie za całą firmę, a pierwsze 30 dni są darmowe. Nie układa grafiku zmian i nie liczy dodatków kadrowych, rozlicza przepracowane godziny według stawek. Zobacz też rozwiązania dla branż i porównanie Excel czy aplikacja.

Najczęstsze pytania