Karta ewidencji czasu pracy: wzór do pobrania (Excel) i co musi zawierać
Darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy w Excelu do pobrania. Co musi zawierać karta, jak ją wypełnić, jak długo przechowywać i czy można w telefonie.
Krzysztof Krupa, twórca Stafflog · · 6 min czytania
Karta ewidencji czasu pracy to miesięczne zestawienie, ile, kiedy i w jakich godzinach pracował dany pracownik, oraz kiedy był nieobecny. Pracodawca prowadzi ją osobno dla każdej osoby zatrudnionej na umowę o pracę. Poniżej znajdziesz listę elementów, które powinna zawierać, i prosty wzór.
Co musi zawierać karta ewidencji
Dla każdego dnia w miesiącu zapisuje się:
- liczbę przepracowanych godzin oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- godziny nadliczbowe,
- pracę w porze nocnej,
- pracę w niedziele i święta,
- dni wolne od pracy, z podaniem tytułu, np. dzień wolny z rozkładu albo za pracę w niedzielę,
- urlopy: wypoczynkowy, na żądanie, okolicznościowe i inne,
- zwolnienia lekarskie i inne nieobecności, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione,
- dyżury, jeśli występują.
Przy niektórych osobach, np. w zadaniowym czasie pracy albo z ryczałtem za nadgodziny, nie trzeba zapisywać godzin pracy. Nadal zapisuje się jednak dni pracy, urlopy i nieobecności.
Wzór karty ewidencji do pobrania (Excel)
Pobierz darmowy wzór karty ewidencji czasu pracy (.xlsx) – bez rejestracji i bez podawania e-maila.
Co jest we wzorze:
- pola na pracownika, stanowisko, rok, miesiąc i wymiar czasu pracy,
- dni miesiąca z datą i dniem tygodnia, które ustawiają się same po wpisaniu roku i miesiąca,
- godziny od–do, z których arkusz sam liczy przepracowane godziny, także przy pracy przez północ,
- kolumny na nadgodziny, pracę w nocy oraz w niedziele i święta,
- lista do wyboru z rodzajami nieobecności: urlop, zwolnienie lekarskie, dzień wolny z rozkładu i inne,
- sumy na koniec miesiąca i różnica do wymiaru czasu pracy.
Wzór działa w Excelu, Arkuszach Google i LibreOffice. Ma charakter pomocniczy: jeśli w firmie są systemy równoważne albo praca zmianowa, sprawdź zapis z kadrową.
Jak wygląda wypełniona karta
Prosty wzór może wyglądać tak. Na górze imię i nazwisko pracownika, miesiąc i wymiar czasu pracy.
| Dzień | Od | Do | Godziny | Nadgodziny | Noc | Nieobecność |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 7:00 | 15:00 | 8 | 0 | 0 | |
| 2 | 7:00 | 17:00 | 10 | 2 | 0 | |
| 3 | 0 | 0 | 0 | Urlop wypoczynkowy | ||
| 4 | 0 | 0 | 0 | Dzień wolny z rozkładu | ||
| 5 | 14:00 | 23:00 | 9 | 1 | 1 | |
| Razem | 27 | 3 | 1 | |||
Pora nocna to 8 godzin między 21:00 a 7:00, ustalonych w firmie. W przykładzie przyjęliśmy 22:00–6:00, więc z pracy 14:00–23:00 jedna godzina przypada na noc.
Jak długo przechowywać ewidencję
Ewidencja czasu pracy należy do dokumentacji pracowniczej. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się ją co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustała praca. Pracownik ma prawo wglądu w swoją ewidencję.
Papier, Excel czy aplikacja
Na papierze karta łatwo ginie, a godziny wpisuje się z pamięci na koniec miesiąca. Arkusz, taki jak wzór powyżej, jest wygodniejszy, ale przy kilku osobach ktoś musi codziennie przepisywać godziny od ludzi i pilnować osobnego pliku dla każdego pracownika. Więcej o tym w artykule Excel czy aplikacja do ewidencji godzin pracy.
W Stafflog, czyli karcie czasu pracy online, pracownik wpisuje godziny od–do w telefonie tego samego dnia, a Ty masz je od razu w panelu. Na koniec miesiąca pobierasz zestawienie w PDF albo Excelu ze szczegółami każdego dnia i przekazujesz je księgowej. Urlopy, zwolnienia i dodatki nocne dalej rozlicza kadrowa, ale podstawa, czyli rzetelne godziny z każdego dnia, jest już gotowa. Jeśli liczysz też nadgodziny, przeczytaj Jak liczyć nadgodziny pracownika.
Najczęstsze pytania
Czy karta ewidencji czasu pracy musi być papierowa?
Nie. Ewidencję można prowadzić papierowo albo elektronicznie, np. w arkuszu lub aplikacji. Ważne, żeby zawierała wymagane informacje i dało się ją udostępnić pracownikowi oraz inspekcji pracy.
Jak długo przechowywać karty ewidencji czasu pracy?
Ewidencja czasu pracy jest częścią dokumentacji pracowniczej. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku dokumentację przechowuje się zwykle przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy.
Czy pracownik musi podpisywać kartę ewidencji?
Przepisy nie wymagają podpisu pracownika na karcie ewidencji. Wiele firm prosi jednak o potwierdzenie godzin, żeby uniknąć sporów. W aplikacji rolę potwierdzenia pełnią godziny wpisane przez pracownika i zatwierdzenie miesiąca przez szefa.