Ewidencja godzin na umowie zlecenie: obowiązki i prosty sposób

Przy umowie zlecenia nie prowadzi się pełnej ewidencji czasu pracy jak przy umowie o pracę. To nie znaczy, że godzin nie trzeba zapisywać. Ponieważ zleceniobiorcy przysługuje minimalna stawka za każdą godzinę, firma musi umieć wykazać, ile tych godzin było. Wyjaśniamy, jak to zrobić prosto.

Minimalna stawka godzinowa w 2026 roku

W 2026 roku zleceniobiorca musi dostać co najmniej 31,40 zł brutto za każdą godzinę wykonywania zlecenia. Stawka dotyczy też umowy o świadczenie usług. Nie dotyczy m.in. sytuacji, gdy zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie pracy i dostaje wyłącznie prowizję.

Przy umowie na dłużej niż miesiąc wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu.

Jak potwierdzać liczbę godzin

Najprościej wpisać sposób potwierdzania godzin do umowy. Przykładowe zapisy:

• „Zleceniobiorca wpisuje liczbę godzin każdego dnia w aplikacji wskazanej przez zleceniodawcę.”
• „Zleceniobiorca przekazuje zestawienie godzin e-mailem do 3. dnia następnego miesiąca.”
• „Liczbę godzin potwierdza miesięczne zestawienie podpisane przez obie strony.”

Jeśli umowa nic o tym nie mówi, zleceniobiorca przekazuje informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej. Takie potwierdzenia trzeba przechowywać przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Przykład rozliczenia

Stawki są przykładowe. Kwotę na rękę zależną od składek i podatku policzy księgowa. Więcej o samym liczeniu znajdziesz w artykule Jak obliczyć wynagrodzenie godzinowe pracownika.

Najczęstsze błędy

• Godziny zbierane z pamięci na koniec miesiąca, przez co liczby się nie zgadzają.
• Brak zapisu w umowie, jak potwierdzać godziny.
• Stawka ryczałtowa za miesiąc, która przy większej liczbie godzin spada poniżej minimalnej stawki.
• Potwierdzenia w SMS-ach, których po roku nie da się odnaleźć.

Jak to uprościć

W Stafflog zleceniobiorca wpisuje godziny w telefonie każdego dnia, a Ty widzisz sumę godzin i kwotę dla każdej osoby. Po zatwierdzeniu miesiąca godzin nie da się już zmienić, a zestawienie pobierzesz w PDF albo Excelu i zachowasz razem z dokumentami. Wystarczy dopisać do umowy, że godziny potwierdza się w aplikacji.

Najczęstsze pytania