Jak rozliczać godziny pracowników w firmie sprzątającej

W firmie sprzątającej jeden pracownik potrafi w ciągu dnia odwiedzić trzy różne miejsca: rano biuro, w południe mieszkanie po remoncie, wieczorem klatkę schodową we wspólnocie. Każde z tych zleceń może mieć inną stawkę, a na koniec miesiąca trzeba policzyć zarówno wypłatę dla pracownika, jak i fakturę dla każdego klienta. Jeśli godziny są zapisywane na kartkach albo w SMS-ach, łatwo o błąd, spór i stracone pieniądze.

Poniżej opisujemy prosty system rozliczania godzin, który sprawdza się w małych firmach sprzątających.

Dlaczego rozliczanie godzin w sprzątaniu jest trudne

• Wiele obiektów w ciągu dnia. Godziny trzeba przypisać do konkretnego klienta, a nie tylko do dnia.
• Różne rodzaje usług. Sprzątanie biura, mycie okien na wysokości i sprzątanie po budowie to inna praca i często inna stawka.
• Praca w terenie. Właściciel rzadko widzi, o której ekipa zaczęła i skończyła. Opiera się na tym, co pracownik zgłosi.
• Rotacja i praca na części etatu. Część osób pracuje kilka godzin w tygodniu, część na zleceniu, część na etacie.

Krok 1. Ustal, co jest czasem pracy

Zanim wybierzesz narzędzie, spisz zasady. Trzeba odpowiedzieć sobie na kilka pytań i przekazać odpowiedzi pracownikom na piśmie:

• Od kiedy liczy się praca: od wejścia do obiektu czy od wyjazdu z bazy?
• Czy dojazd między obiektami w ciągu dnia jest płatny?
• Jak zaokrąglasz czas: do pełnych 15 minut, do pół godziny, czy liczysz co do minuty?
• Jak rozliczasz przerwy?

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi, ale zasady muszą być takie same dla wszystkich. Większość sporów o wypłatę bierze się nie z oszustw, tylko z tego, że szef i pracownik liczyli inaczej.

Krok 2. Zapisuj start i koniec pracy przy każdym obiekcie

Sama liczba godzin w dniu nie wystarczy. Zapisuj, o której pracownik zaczął i skończył oraz u którego klienta był. Taki wpis jest łatwy do sprawdzenia (klient zwykle pamięta, o której przyszła ekipa) i od razu nadaje się do faktury.

Najważniejsze, żeby wpis powstawał tego samego dnia, najlepiej zaraz po wyjściu z obiektu. Godziny dopisywane z pamięci na koniec tygodnia są niemal zawsze zaokrąglane w górę albo pomijane.

Krok 3. Ustal stawki dla usług i dla ludzi

W sprzątaniu dobrze działa prosty podział stawek:

Do tego dochodzą różnice między pracownikami: doświadczona brygadzistka zarabia więcej niż osoba w pierwszym tygodniu. Dlatego najwygodniej ustawić stawkę domyślną dla rodzaju usługi i ewentualnie nadpisać ją dla konkretnej osoby. Pamiętaj, że stawka nie może być niższa niż minimalna stawka godzinowa (przy umowie zlecenia w 2026 roku jest to 31,40 zł brutto).

Krok 4. Sprawdzaj godziny na bieżąco, nie raz w miesiącu

Jeśli godziny sprawdzasz dopiero przy wypłacie, każdy błąd odkrywasz po kilku tygodniach, kiedy nikt już nie pamięta, jak było. Lepiej przeglądać wpisy co kilka dni. Wtedy pytanie „czy na pewno byłaś na Mokotowie do 19:00?” zadajesz, kiedy sprawa jest świeża.

Dobrym sygnałem ostrzegawczym są godziny zmienione po kilku dniach. Warto, żeby system zapisywał historię zmian: kto, kiedy i co poprawił.

Krok 5. Zamknij miesiąc: wypłaty i faktury z tych samych danych

Na koniec miesiąca z tych samych wpisów powstają dwa zestawienia:

1. Dla pracownika: suma godzin w podziale na usługi, pomnożona przez stawki. To podstawa wypłaty.
2. Dla klienta: suma godzin spędzonych w jego obiekcie. To podstawa faktury, jeśli rozliczasz się z klientem godzinowo, albo kontrola opłacalności, jeśli masz z nim stałą kwotę.

To drugie zestawienie bywa ważniejsze, niż się wydaje. Często okazuje się, że jedno biuro „za stałą kwotę” zajmuje ekipie dwa razy więcej czasu, niż zakładała wycena. Bez godzin przypisanych do klienta trudno to zauważyć.

Kartki, Excel czy aplikacja?

Przy dwóch, trzech osobach kartka albo arkusz wystarczy, jeśli ktoś pilnuje go codziennie. Problem zaczyna się przy kilku ekipach w terenie: kartki giną, SMS-y trzeba przepisywać, a arkusz ma kilka wersji. Więcej o tym piszemy w artykule Excel czy aplikacja do ewidencji godzin pracy.

W Stafflog pracownik po pracy wpisuje w telefonie godzinę rozpoczęcia i zakończenia, wybiera klienta, u którego pracował tego dnia (i widzi notatkę do niego, np. kod do bramy), a czas może podzielić na rodzaje usług. Ty dostajesz powiadomienie, widzisz sumę godzin i wynagrodzeń na bieżąco, a na koniec miesiąca masz podsumowanie dla każdego pracownika i każdego klienta, z eksportem do PDF i Excela. Stawki ustawiasz raz: dla usługi i, jeśli trzeba, osobno dla pracownika. Więcej o tym na stronie Stafflog dla firm sprzątających.

Podsumowanie

• Spisz zasady liczenia czasu pracy i przekaż je wszystkim.
• Zapisuj start, koniec i klienta przy każdym obiekcie, tego samego dnia.
• Ustal stawki dla rodzajów usług i różnice dla poszczególnych osób.
• Przeglądaj wpisy co kilka dni, a nie tylko przy wypłacie.
• Z tych samych danych licz wypłaty i sprawdzaj opłacalność klientów.

Najczęstsze pytania